So erstellen Sie eine Dropdown-Liste in Excel

In Webformularen, Umfragen und Umfragen kann es sehr nützlich sein, die Auswahl für eine Auswahl durch eine einfache Dropdown-Liste einzuschränken. Dies ist auch in einer Excel-Tabelle möglich, aber der Prozess ist nicht sehr bekannt oder sehr intuitiv.

Intuitiv mit Excel arbeiten

Excel ist nicht nur für Firmen empfehlenswert, sondern ebenfalls für den privaten Gebrauch bestens geeignet.

In Access können Sie die Benutzereingaben einschränken, indem Sie die Benutzer zwingen, einen Wert aus einem Listensteuerelement auszuwählen. Office-Anwendungen verwenden die gleiche Funktionalität in integrierten Dropdown-Listen. Beispielsweise verwenden die Steuerelemente. Mit wenigen Klicks können Sie ein Excel Dropdown Menü erstellen und damit dann noch effektiver und schneller arbeiten. Hervorheben und Schriftfarbe in den meisten Formatierungssymbolleisten dieses flexible Werkzeug. Klicken Sie einfach auf das kleine Dreieck rechts neben dem Symbol, um eine Liste der Auswahlmöglichkeiten anzuzeigen.

Die Funktion der Datenvalidierung

Sie können die gleiche Art von Kontrolle für Ihre Benutzer in einer Excel-Tabelle erstellen, aber der Prozess ist nicht intuitiv. Die Option befindet sich in der Funktion Datenvalidierung. Glücklicherweise ist es einfach zu implementieren, sobald Sie wissen, dass die Funktion existiert. Sie benötigen nur zwei Dinge: eine Liste und eine Dateneingabezelle. Das folgende Blatt zeigt eine einfache Dropdown-Liste in einem Excel-Blatt.

Benutzer klicken auf den Dropdown-Pfeil, um eine Liste der Elemente aus A1:A4 anzuzeigen. Wenn ein Benutzer versucht, etwas einzugeben, das nicht in der Liste enthalten ist, lehnt Excel die Eingabe ab. Um diese Dropdown-Liste zu einem Blatt hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Erstellen Sie die Liste in den Zellen A1:A4. Ebenso können Sie die Positionen in einer einzigen Zeile eingeben, z.B. A1:D1.
  • Zelle E3 auswählen. (Sie können die Dropdown-Liste in fast jeder Zelle oder sogar in mehreren Zellen positionieren.)
  • Wählen Sie Validierung aus dem Menü Daten.
  • Wählen Sie Liste aus der Dropdown-Liste der Option Zulassen. (Siehst du, sie sind überall.)
  • Klicken Sie auf das Source Control und ziehen Sie es, um die Zellen A1:A4 zu markieren. Alternativ können Sie auch einfach die Referenz eingeben (=$A$1:$A$4).
  • Stellen Sie sicher, dass die Dropdown-Option In-Cell aktiviert ist. Wenn Sie diese Option deaktivieren, zwingt Excel die Benutzer immer noch, nur Listenwerte einzugeben (A1:A4), aber es wird keine Dropdown-Liste angezeigt.
  • Klicken Sie auf OK.

Sie können die Dropdown-Liste zu mehreren Zellen hinzufügen. Wählen Sie den Bereich der Dateneingabezellen (Schritt 2) anstelle einer einzelnen Zelle aus. Es funktioniert sogar bei nicht zusammenhängenden Zellen. Halten Sie die Umschalttaste gedrückt, während Sie auf die entsprechenden Zellen klicken.

Ein paar kurze Hinweise

Sie können das Dropdown-Menü nur sehen, wenn Sie auf die Zelle klicken.
Ihre Benutzer können nun nur noch eine der Optionen in der Dropdown-Liste auswählen. Wenn sie versuchen, ihre eigenen Daten einzugeben, erhalten sie eine Fehlermeldung. Sie können diese Dropdown-Zelle in jede andere Zelle Ihrer Kalkulationstabelle kopieren und einfügen, und Sie können so viele verschiedene Dropdowns wie diese erstellen, wie Sie möchten.

SIEHE: Software-Nutzungsrichtlinien (Tech Pro Research)

Ein Bonus-Tipp für Microsoft Excel

Aus dem Artikel 10 Dinge, die Sie in Excel von Susan Harkins nie tun sollten:

Verlassen Sie sich auf mehrere Links: Verknüpfungen zwischen zwei Arbeitsmappen sind üblich und nützlich. Aber mehrere Links, bei denen Werte in workbook1 von Werten in workbook2 abhängen, die auf workbook3 usw. verweisen, sind schwer zu verwalten und instabil. Benutzer vergessen, Dateien zu schließen, und manchmal verschieben sie sie sogar. Wenn Sie die einzige Person sind, die mit diesen verknüpften Arbeitsmappen arbeitet, haben Sie vielleicht keine Probleme, aber wenn andere Benutzer sie überprüfen und ändern, bitten Sie um Probleme. Wenn Sie wirklich so viel Verknüpfung benötigen, könnten Sie ein neues Design in Betracht ziehen.

Dieser Bonus-Excel-Tipp ist auch in den kostenlosen PDF 30-Dokumenten enthalten, die Sie in Microsoft Office nie tun sollten.